W tym artykule opowiem i dokładnie odpowiem na pytanie: „Co może być kosztem uzyskania przychodów działalności gospodarczej”.
Z tego artykułu dowiesz się dokładnie w jaki sposób kwalifikować koszty. Poznasz, jakimi kryteriami się posługiwać przy klasyfikowaniu kosztów uzyskania przychodu i oczywiście jak je dokumentować. Ponieważ dokumentowanie kosztów również jest bardzo ważne. Dodatkowo omówię również typowe koszty, jakie przeważnie występują wprowadzenie działalności gospodarczej
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Co może być kosztem uzyskania przychodu? To pytanie zawsze zadaje sobie początkujący przedsiębiorca. Jeśli ty też się nad tym zastanawiasz to mam dobre wieści, ponieważ nie ma jednoznacznej definicji, która ostatecznie na to pytanie odpowiada. Co tak naprawdę daje przedsiębiorcy pole manewrowania tym, co może znaleźć się w jego kosztach firmowych. Natomiast zawsze jak we wszystkim, trzeba zachować zdrowy rozsądek. Aby dowiedzieć się co może być kosztem firmowym w działalności gospodarczej należy się pochylić nad artykułem 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W skrócie nazywanym ustawą o PIT. Artykuł 22 ustawy o PIT stanowi, że „kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów za wyjątkiem kosztów określonych w artykule 23”, które z mocy ustawy nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Tak szeroka definicja nie daje jednoznacznej odpowiedzi na to, co można wrzucić w koszty firmowe, a co nie. Przytoczona definicja, za każdym razem wymusza indywidualną ocenę tego, czy dany koszt jest związany przychodem działalności czy też nie jest. W przypadku kwalifikacji kosztów firmowych trzeba zachować umiar i zdrowy rozsądek. Kwalifikując dany wydatek do kosztów firmowych należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ten wydatek rzeczywiście jest związany z osiągnięciem albo zabezpieczeniem przychodu w działalności. Trzeba się tutaj kierować wyłącznie zdrowym rozsądkiem , a wątpliwe uzasadnienie kosztów może się spotkać za odmową uznaniem podczas kontroli podatkowej. Niestety to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością. Taka definicja kosztów firmowego sprawia, że zaliczenie wydatków do kosztów firmowych za każdym razem podlega interpretacji. To że twoim zdaniem wydatek zalicza się do kosztów uzyskania przychodów nie oznacza, że urzędnicy podzielą twoją opinię w trakcie kontroli podatkowej. Możesz zostać poproszony o udowodnienie, że dany wydatek spełnia kryteria generowania kosztów firmowych. To narzuca obowiązek przemyślanych i udokumentowanych zakupów.
Dokumentowanie kosztów – jak to zrobić?
Aby dany wydatek mógł zostać zaksięgowany jako koszt uzyskania przychodu konieczne jest odpowiednie udokumentowanie jego tego wydatku. Pierwszą i podstawową czynnością dokumentującą dane wydatek jest odebranie od kontrahenta faktury. Natomiast źródłem, na podstawie którego można zaksięgować koszty w firmie są również takie jak dokumenty jak rachunki, na których znajduje się NIP nabywcy, bilety na trasy powyżej 50 km, na których widnieje NIP sprzedawcy i nabywcy, dowody zapłaty za przejazdy autostradą, dowody poniesienia opłat pocztowych, zawarte umowy oraz rachunki do tych umów. W niektórych przypadkach takich jak na przykład diety w podróżach służbowych czy różnice kursowe koszty dokumentowane są na podstawie dowodu sporządzonego samodzielnie z tak zwanego dowodu wewnętrznego.
Typowe koszty w początkującej działalności gospodarczej.
W większości początkujących małych firm jednoosobowych występują typowe koszty, które sobie teraz omówimy pierwszym i podstawowym wydatkiem firmowym zawsze jest zakup komputera i telefonu, które bez żadnego zastanowienia można wrzucać w koszty firmowe. W dzisiejszych czasach prowadzenie firmy bez komputera i telefonu byłoby dość karkołomnym zadaniem. Dlatego żaden Urząd Skarbowy nie zarzuci Tobie, że zakupiony komputer nie jest wykorzystywany w firmie. Oczywiście należy tutaj zachować zdrowy rozsądek i zakup 5 czy 10 komputera w krótkim czasie do jednoosobowej działalności usługowej może jednak zacząć budzić wątpliwości. Chyba, że dana działalność zajmuje się na przykład wynajmem sprzętu komputerowego. W takim wariancie nawet zakup 100 komputerów do jednoosobowej działalności gospodarczej spokojnie może stanowić koszt uzyskania przychodu. Właśnie na tym polega cały ten ambaras związany z kwalifikowaniem kosztu. Zawsze należy go oceniać przez pryzmat profilu danej działalności. Zakup 10 komputerów do jednoosobowej kancelarii prawnej może już budzić wątpliwości. Drugim typowym kosztem są takie koszty jak oprogramowanie niezbędne do prowadzenia działalności. Szkolenia, materiały edukacyjne, bilety za uczestnictwo w konferencji branżowej. Tego typu wydatki też nie powinny budzić wątpliwości i co do zasady powinny być uznawane za koszty uzyskania przychodu. Jednak mimo wszystko zawsze musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy takim kosztem, a osiągnięciem lub zabezpieczeniem przychodu.
Jeżeli na przykład prowadzisz firmę programistyczną i otrzymasz fakturę za szkołę driftingu to raczej takie szkolenie nie będzie związane z uzyskaniem przychodu i co do zasady nie powinno się znaleźć w kosztach firmowych.
Trzecim typowym kosztem początkującej firmy może być również samochód, który można wprowadzić środek trwały z majątku prywatnego, kupić za gotówkę lub nabyć w drodze leasingu. Tutaj warto jedynie dodać, że wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodu w leasingu zakupionego za gotówkę, lub wprowadzonego do ośrodków trwałych i majątku prywatnego można odliczać jedynie w wysokości 75% kwoty netto na fakturze. Nieco upraszczając, ponieważ pomijam kwestie związane z vat-em. Jeżeli otrzymasz fakturę za wymianę opon na kwotę 100 zł netto wtedy do kosztów zaliczy się jedynie 75 zł z tej faktury. Takie ograniczenie mają jedynie zastosowanie do wydatków związanych z eksploatacją samochodów. W przypadku innych kosztów odliczasz zawsze 100% . Kwoty netto na fakturze. Szerzej będę o tym mówić w kolejnych artykułach. Natomiast jak wspomniałem wcześniej samochód co do zasady zawsze może być kosztem uzyskania przychodu, ale powstaje pytanie, co jeżeli chcemy zaksięgować zakup dwóch samochodów w jednej firmie. W takim przypadku istnieją interpretacje, że nawet w takim można mieć drugi w jednoosobowej działalności. Jeżeli jest wykorzystywany jako samochód zastępczy, choć i tutaj może istnieć ryzyko zakwestionowanie takiego rozwiązania. Natomiast istnieje możliwość, że nawet zakup 5 samochodów do jednoosobowej firmy nie zatrudniającej pracowników będzie mogło spokojnie stanowić koszt uzyskania przychodu przykładowo. Jeżeli prowadzisz firmę jednoosobową jako architekt i musisz dojechać do klienta to zrozumiałem jest posiadanie samochodu. Natomiast pięć samochodów w kosztach firmowych takie jednoosobowej działalności, która nie zatrudnia pracowników może już budzić wątpliwości. Z drugiej jednak strony warsztat samochodowy, w którym nie ma zatrudnionych pracowników i właściciel sam naprawia wszystkie auta może spokojnie wrzucić w koszty 5 czy nawet więcej samochodów, ponieważ może je wykorzystywać jako samochody zastępcze dla klientów warsztatu, na czas naprawy. W tym przypadku nawet tak duża ilość samochodów nie powinna budzić wątpliwości podczas kontroli podatkowej.
To by było na tyle, jeżeli chodzi o kwalifikację kosztów firmowych w jednoosobowej działalności gospodarczej na dzisiaj to wszystko, co chciałem omówić. Dziękuję serdecznie za przeczytanie materiału do końca, Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości odnośnie swoich kosztów firmowych skorzystaj z bezpłatnej konsultacji w naszej kancelarii. Link zgłoszeniowy znajduje się poniżej pod artykułem.
